Arşiv Depolama: Şirketler İçin Belge Saklama Çözümü
Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu gereği şirket belgeleri 5-10 yıl arasında saklanmalıdır. Bu süre boyunca ofiste tutulan binlerce arşiv kutusu hem değerli kira alanını işgal eder hem yangın, su ve böcek riskine maruz kalır. Profesyonel arşiv depolama bu sorunları tek seferde çözer.
Arşiv Depolama Nasıl Çalışır?
Standart arşiv kutusu (35×27×27 cm) bazlı m³ hesabı yapılır. 1 m³ hücreye yaklaşık 60 standart kutu sığar. Kutular barkodlanır, lokasyon haritası tutulur. İhtiyaç anında belge çekme isteği geldiğinde 24-48 saat içinde teslim edilir; isterseniz dijital tarama hizmeti de eklenir.
Hangi Şirketler İçin Kritik?
- Muhasebe ve denetim firmaları: müşteri arşivi
- Hukuk büroları: dosya ve belge arşivi
- Sağlık kuruluşları: hasta dosyası (KVKK uyumlu)
- Avukatlık ortaklıkları: dava dosyası
- İnşaat firmaları: proje ve sözleşme arşivi
- Kamu kurumları: tutanak ve sicil
KVKK ve Veri Güvenliği
Hasta dosyası, müşteri kimlik bilgisi gibi kişisel veri içeren belgeler KVKK kapsamındadır. Profesyonel arşiv depolama için aydınlatma metni, veri sorumlusu/işleyen sözleşmesi ve fiziksel erişim logu zorunludur. Depo Next bu gereksinimleri standart olarak sunar.
Sıkça Sorulan Sorular
Arşivimi sadece belirli kişilerin görmesini istiyorum, mümkün mü?
Evet, hücre erişim listesi tarafınızdan belirlenir. Listede olmayan kişi resepsiyondan dönüş alır. Erişim her zaman log'lanır ve aylık raporlanır.
Belge çekme isteği ne kadar sürede karşılanır?
Standart süre 24 saat (mesai içi). Acil durumlar için aynı gün hizmet ek ücretle mümkün. Toplu çekim (50+ kutu) için 48-72 saat planlanmalı.
İmha hizmetiniz var mı?
Evet, saklama süresi dolan belgeler için sertifikalı imha hizmeti. Kıyma makinesinde işlem, imha tutanağı ve geri dönüşüm sertifikası ile süreç tamamlanır.
Şirket arşivinizi profesyonel ortamda saklamak ve KVKK uyumlu süreç işletmek için Depo Next kurumsal hizmetlerimize ulaşın. Aylık m³ bazlı tarife, isteğe bağlı dijital tarama ve sertifikalı imha paketleri mevcuttur.